Ứng dụng công nghệ hiện đại trong giao dịch thủ tục hành chính tại Trung tâm Hành chính công tỉnh: Người dân ký điện tử và nhận kết quả qua Zalo

25/10/2019

Trung tâm Hành chính công tỉnh đi vào hoạt động năm 2018, hiện đang tiếp nhận, giải quyết 1.323 thủ tục hành chính của 20 cơ quan, đơn vị cấp tỉnh. Tính đến ngày 8/10/2019, Trung tâm đã tiếp nhận 58.508 hồ sơ, tỷ lệ trả kết quả trước và đúng hạn đạt xấp xỉ 97%.

Theo ông Nguyễn Văn Trường, Phó Giám đốc Trung tâm Hành chính công tỉnh, nhận thấy sự cần thiết đẩy mạnh ứng dụng các giải pháp công nghệ vào hoạt động nhằm phục vụ tốt nhất người dân và doanh nghiệp, Trung tâm Hành chính công tỉnh đã chủ động thử nghiệm sử dụng Zalo, ứng dụng chữ ký số và lắp đặt bàn ký điện tử để người giao dịch thủ tục hành chính ký khi nộp hồ sơ hoặc nhận kết quả trong giao dịch thủ tục hành chính thay thế sử dụng giấy tờ. Khi bộ 3 sản phẩm này được triển khai, nhiều giao dịch giữa người làm thủ tục hành chính thực hiện trên môi trường điện tử, không sử dụng giấy tờ, giúp giảm chi phí cho cơ quan nhà nước, chi phí tiền bạc cũng như thời gian gian cho doanh nghiệp và người dân thực hiện thủ tục hành chính.

Sau thời gian triển khai thử nghiệm, hệ thống đã hoạt động ổn định và phát huy hiệu quả tích cực. Hiện 100% cán bộ, công chức làm việc tại Trung tâm đã được cấp chữ ký số. Bàn ký điện tử là thiết bị cảm ứng kết nối với máy tính để tiếp nhận chữ ký của người giao dịch thủ tục hành chính ký trực tiếp trên thiết bị. Người dân khi thực hiện giao dịch tại Trung tâm sẽ sử dụng thiết bị này để ký điện tử thay cho việc ký bằng bút mực như hiện nay. Ảnh chữ ký được cập nhật vào phần mềm máy tính. Cùng với đó, tháng 4/2019, Trung tâm đã làm việc với Công ty Cổ phần VNG về việc triển khai ứng dụng nhắn tin Zalo trên điện thoại thông minh vào việc thông báo kết quả giải quyết thủ tục hành chính và tương tác với người nộp hồ sơ.                                                                                                                 
 Người giao dịch nộp hồ sơ và xác nhận chữ ký điện tử tại Trung tâm hành chính công tỉnh

Mô tả về quy trình thực hiện bộ 3 sản phẩm này, ông Trường cho biết, khi hồ sơ được tiếp nhận, thay bằng việc phải in 2 liên giấy hẹn trả, sau đó 2 bên ký vào 2 bản và mỗi bên giữ 1 bản thì với cách làm mới mà Trung tâm đang thực hiện, cán bộ không cần in giấy hẹn trả. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ ký chữ ký số trên phần mềm, người nộp hồ sơ ký trên bàn ký điện tử, chữ ký sẽ được đưa vào đúng vị trí trên giấy hẹn. Sản phẩm thu được là giấy hẹn trả số hoá với định dạng PDF có đầy đủ chữ ký của 2 bên. Giấy hẹn này được chuyển 1 bản về cơ quan thụ lý theo luồng giải quyết trên phần mềm Hành chính công, 1 bản gửi qua Zalo vào máy điện thoại thông minh của người nộp hồ sơ, hoàn thành quá trình tiếp nhận hồ sơ không dùng giấy tờ. 

Nếu hồ sơ phải phải nộp phí trước khi thụ lý, Zalo sẽ nhắn tin số phí, lệ phí tương ứng với mã hồ sơ phải nộp. Cán bộ Ngân hàng sử dụng máy đọc mã QR để đọc mã hồ sơ trên điện thoại và thực hiện thu phí. Zalo sẽ gửi tin nhắn xác nhận hồ sơ đã nộp phí sau khi việc thu phí hoàn tất.

Khi cơ quan, đơn vị đã thụ lý xong hồ sơ, trả kết quả về Trung tâm Hành chính công, cán bộ Trung tâm sẽ kiểm soát chất lượng kết quả, nếu đạt sẽ xác nhận kết quả. Ngay tức thì Zalo sẽ gửi tin nhắn tới người nộp hồ sơ và thông báo hồ sơ đã có kết quả, chờ Bưu điện trả (nếu đã đăng ký) hoặc mời đến Trung tâm nhận, gửi kèm theo bản mềm kết quả. Khi đến Trung tâm nhận kết quả, người nộp hồ sơ chuyển thông báo Zalo trên điện thoại cho cán bộ để đọc mã QR và nhận kết quả. Sau khi kiểm tra kết quả đã đầy đủ và chính xác, người nhận ký và ghi họ tên trên bàn ký điện tử để xác nhận đã nhận kết quả. Chữ ký của người nhận kết quả được lưu vào phần mềm và kết thúc quá trình thực hiện hồ sơ thủ tục hành chính.

Vào 20h00 hằng ngày, phần mềm sẽ lọc ra tất cả những hồ sơ đã nhận kết quả trong ngày và gửi bộ câu hỏi khảo sát đánh giá hài lòng khi làm thủ tục hành chính qua Zalo. Kết quả được tổng hợp đưa vào báo cáo và xuất lên màn hình LED tại Trung tâm để người dân, doanh nghiệp theo dõi. Kết quả đánh giá sẽ có tác động rất hữu ích cho hoạt động của Trung tâm cũng như các cơ quan, đơn vị liên quan

Nếu như trước đây, người nộp hồ sơ có yêu cầu rút hồ sơ hoặc dừng thực hiện thủ tục hành chính sẽ phải chuyển văn bản đến Trung tâm và chờ đến ngày cơ quan thụ lý đồng ý cho rút thì nay chỉ cần gửi yêu cầu qua Zalo, khi cơ quan thụ lý đồng ý sẽ trả lại hồ sơ cho Trung tâm và Zalo sẽ thông báo để người nộp hồ sơ đến nhận lại hồ sơ, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Nếu có nhu cầu đăng ký nhận kết quả theo đường bưu điện thì người nộp hồ sơ chọn chức năng này trên Zalo để đăng ký và nộp phí tại quầy Bưu điện ở Trung tâm hoặc có thể nộp tại nhà khi nhận kết quả. Do đã có trong cơ sở dữ liệu của Trung tâm, các tài khoản Zalo của người đã giao dịch hồ sơ với Trung tâm nên tùy theo nhu cầu cụ thể, Trung tâm có thể gửi thông báo, trao đổi thông tin với người nộp hồ sơ một cách thuận lợi.

Đánh giá về hiệu quả bước đầu của việc vận hành bộ 3 sản phẩm công nghệ này, ông Trường nhấn mạnh: Việc ký số 100% đối với cán bộ tiếp nhận hồ sơ và người nộp hồ sơ mang lại hình ảnh chuyên nghiệp, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin cao trong hoạt động tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại Trung tâm, phù hợp với định hướng xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử hiện nay. Bên cạnh đó, còn góp phần giảm thời gian thao tác đối với cán bộ tiếp nhận và người nộp hồ sơ. Qua đánh giá chủ quan tại các bàn quầy thí điểm thì thời gian tiếp nhận hồ sơ đã giảm được khâu in ấn và ký nhận trên Giấy hẹn trả bằng giấy in như trước đây; tránh các tình trạng mất, quên, hư hỏng giấy hẹn như trước đây. Công tác lưu trữ và phân loại giấy hẹn vì thế cũng giảm đi đáng kể; thời gian trả kết quả tại Bộ phận trả kết quả cũng nhanh hơn. Trường hợp nhận hồ sơ cho nhiều mã hồ sơ, cán bộ trả kết quả cũng chỉ cần thao tác quét mã một lần duy nhất. Việc ký điện tử đối với người nhận kết quả cũng khiến công tác tra cứu trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn trước kia rất nhiều.

Trao đổi với chúng tôi tại bàn tiếp nhận hồ sơ của Ban Quản lý các khu công nghiệp, chị Nguyễn Thị Thùy Linh, cán bộ phòng Hành chính nhân sự, Công ty TNHH Sekonix Vina, khu công nghiệp Bá Thiện II hồ hởi khẳng định: "Rất nhanh và tiện lợi. Hằng tháng, tôi phải thường xuyên tới Trung tâm đế thực hiện thủ tục cấp phép lao động cho người nước ngoài và chấp thuận vị trí việc làm nên việc Trung tâm đưa vào ứng dụng công nghệ hiện đại nâng cao hiệu quả giải quyết các thủ tục hành chính nhanh chóng khiến tôi thực sự rất hài lòng."

 Để tiếp tục cải cách các giao dịch thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng ứng dụng công nghệ đảm bảo mô hình hoạt động ổn định, mang lại hiệu quả thiết thực cho người dân và doanh nghiệp, trên cơ sở đề xuất của Trung tâm Hành chính công tỉnh, tại văn bản số 8480 ngày 24/10/2019 gửi các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thành phố, Phó Chủ tịch thường trực UBND tỉnh Lê Duy Thành đánh giá sự nỗ lực của Trung tâm Hành chính công tỉnh trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào phục vụ tổ chức, cá nhân trong giao dịch thủ tục hành chính, mang lại hiệu quả rõ rệt.

Đồng chí Phó Chủ tịch thường trực UBND tỉnh cũng đồng ý với đề xuất của Trung tâm Hành chính công tỉnh cho phép vận hành chính thức việc ký số đối với cán bộ tiếp nhận hồ sơ, ký điện tử đối với tổ chức, cá nhân và kết nối Zalo với phần mềm Một cửa hành chính công; giao Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các doanh nghiệp liên quan tổ chức lễ công bố chính thức việc ứng dụng Hệ thống trên với sự chứng kiến của lãnh đạo UBND tỉnh, các cơ quan, đơn vị liên quan.  Trung tâm Hành chính công tỉnh nghiên cứu, đề xuất UBND tỉnh chỉ đạo triển khai nhân rộng hệ thống này tới các Trung tâm Hành chính công cấp huyện và 137 bộ phận một cửa cấp xã. Sở Thông tin và Truyền thông nghiên cứu việc ứng dụng Zalo (hoặc mạng xã hội khác) trong việc trao đổi thông tin với người dân và doanh nghiệp.

Nguồn: vinhphuc.gov.vn (Đức Hiền)

Các tin đã đưa ngày: